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録音同意書テンプレート【無料・コピペ可】面談・カウンセリング用

最終更新: 2026年7月12日 ｜ 対象: カウンセラー・キャリア支援者・営業・人事・士業

録音同意書テンプレートとは

録音同意書テンプレートとは、面談やカウンセリングを録音する前に、目的・保存方法・利用範囲・削除対応を相手に説明し、同意を記録に残すための文書のひな形です。録音そのものの可否だけでなく、「音声をどこに保存するか」「誰が見るか」「いつ消すか」まで明文化しておくと、後日の認識違いを減らせます。

実務では、録音開始前に説明して署名をもらう方法、予約フォームで同意チェックを入れる方法、メールで同意文面を返信してもらう方法があります。守秘義務のある相談では、録音データの扱いをカウンセリング記録と守秘義務の観点から別途確認してください。

同意書に入れる項目

項目書く内容確認ポイント
目的記録、振り返り、逐語録作成、品質改善など目的を広げすぎない
保存場所端末内、暗号化ストレージ、社内環境などクラウド利用の有無を明記
利用範囲担当者本人、スーパーバイザー、社内関係者など第三者提供と区別する
保存期間例: 面談終了後3か月、契約終了後1年不要になった後の削除方法も決める
拒否権同意しなくても不利益がないこと録音なしの代替方法を用意する

テンプレート1: カウンセリング・相談面談用

録音に関する同意書

私は、下記の内容について説明を受け、面談の録音に同意します。

1. 録音の目的
本録音は、面談内容の正確な記録、担当者自身の振り返り、
必要に応じた逐語録作成のために使用します。

2. 保存と管理
録音データは（保存場所: 例 端末内 / 暗号化された保管場所）に保存し、
担当者が管理します。保存期間は（例: 面談日から3か月）とし、
期間経過後または削除依頼があった場合は、実務上可能な範囲で削除します。

3. 利用範囲
録音データおよび文字起こしは、上記目的の範囲でのみ使用します。
第三者に提供する場合は、事前に別途説明し、同意を得ます。

4. 同意しない場合
録音に同意しない場合でも、面談の利用や支援内容に不利益はありません。
その場合は、担当者の手書きメモ等により記録します。

日付:      年    月    日
氏名: 
署名:

テンプレート2: ビジネス面談・商談用

面談録音に関する確認書

本日の面談について、議事内容の正確な確認および次回対応事項の整理を目的として、
録音を行うことに同意します。

1. 利用目的
・面談内容の確認
・議事メモ、商談メモ、TODOの作成
・関係者間での認識合わせ

2. 共有範囲
録音データおよび文字起こしは、当該案件に関係する社内担当者の範囲で扱います。
社外の第三者へ提供する場合は、事前に確認します。

3. 保存期間
保存期間は（例: 案件終了後6か月）までとし、不要になった時点で削除します。

4. 録音を希望しない場合
録音を希望しない場合は、その場で申し出ることができます。
録音しない場合は、通常のメモにより内容を記録します。

会社名:
氏名:
日付:

運用で迷いやすい点

同意書は「署名をもらったから何でも使える」という書類ではありません。録音目的と利用範囲を狭く書き、実際の運用もその範囲に合わせることが重要です。たとえば逐語録の練習に使うなら、逐語録の作り方に沿って匿名化し、氏名・勤務先・病歴・家庭事情など本人識別につながる情報を必要以上に残さない運用が向いています。

録音データを文字起こしツールにかける場合は、音声が端末内で処理されるのか、外部サーバーへ送信されるのかを確認します。ARIAは端末内処理を前提にしたiPhoneアプリで、無料枠では録音・文字起こし・話者分離を利用できます。逐語録エクスポートはプロプランの機能です。

注: 本記事は一般的な実務情報であり、法的助言ではありません。契約書や同意書として使う場合は、所属組織の規程や専門家の確認を受けてください。

同意取得の流れ

  1. 録音前に説明する — 録音の目的、保存場所、利用範囲を短く伝えます。説明を後回しにして録音を始める運用は避けます。
  2. 同意の記録を残す — 署名、フォーム、メールなど、後から確認できる形で残します。口頭説明をした場合も、面談記録に説明日時と内容をメモします。
  3. 録音後の扱いを守る — 同意書に書いた保存期間、共有範囲、削除条件に沿って管理します。用途を追加する場合は、別途説明して同意を取り直します。

テンプレートは「説明した事実」を残すための道具です。録音ファイルの管理、アクセス権、バックアップ、削除ログまで含めて運用をそろえると、同意書と実態のズレを減らせます。

よくある質問

Q. 録音同意書は毎回必要ですか？

継続面談では初回同意に録音の継続条件を入れる方法があります。ただし目的や保存方法が変わる場合、または別用途で使う場合は、改めて説明して同意を取り直す方が扱いやすいです。

Q. 同意書は紙でないといけませんか？

紙に限定されるわけではありません。予約フォーム、メール、電子署名などでも、説明内容と同意の事実が後から確認できる形で残っていれば運用しやすくなります。

Q. 逐語録作成のために録音する場合の注意点は？

逐語録作成では発言内容が細かく残るため、目的、閲覧者、匿名化、削除時期を特に明確にしてください。実面談では、練習用ロールプレイよりも慎重な管理が必要です。

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